Cẩm nang
công chứng
Thông tin căn bản về hồ sơ, trình tự, mức phí và những câu hỏi thường gặp — được biên soạn từ văn bản của cơ quan nhà nước.
- Dự thảo giao dịch nếu các bên đã soạn; nếu chưa có, có thể đề nghị công chứng viên soạn theo yêu cầu hợp pháp.
- Giấy tờ tùy thân của người tham gia giao dịch.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc quyết định có liên quan đối với tài sản phải đăng ký.
- Các giấy tờ khác mà pháp luật yêu cầu tùy loại giao dịch và tình trạng thực tế.
Bản chính được xuất trình để đối chiếu trước khi ký. Trường hợp dữ liệu đã khai thác được từ cơ sở dữ liệu quốc gia, tổ chức hành nghề công chứng có thể không yêu cầu nộp lại một số giấy tờ.
Quy trình thực hiện
- 1Tiếp nhận hồ sơ
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, năng lực hành vi và ý chí tự nguyện của các bên.
- 2Làm rõ và hoàn thiện
Nội dung chưa rõ, có dấu hiệu vi phạm hoặc cần xác minh sẽ được yêu cầu giải trình, bổ sung, xác minh hoặc giám định.
- 3Đọc, đồng ý và ký
Các bên tự đọc hoặc được công chứng viên đọc lại, xác nhận đồng ý rồi ký theo quy định.
- 4Chứng nhận và trả kết quả
Công chứng viên ký, tổ chức hành nghề đóng dấu, vào sổ, giao bản chính và lưu hồ sơ.
Hướng dẫn theo giao dịch phổ biến
Mua bán, chuyển nhượng hoặc tặng cho nhà đất
Ngoài hồ sơ chung, thường cần giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; giấy tờ về tình trạng hôn nhân và giấy tờ chứng minh quan hệ nếu có yêu cầu miễn thuế. Giao dịch bất động sản về nguyên tắc được công chứng tại tổ chức hành nghề trong cùng tỉnh, thành phố nơi có bất động sản, trừ các trường hợp luật quy định khác.
Thế chấp tài sản
Cần giấy tờ về tài sản, giấy tờ của bên thế chấp và bên nhận thế chấp, cùng dự thảo hợp đồng nếu đã có. Hồ sơ cụ thể phụ thuộc loại tài sản, chủ thể và nghĩa vụ được bảo đảm.
Hợp đồng ủy quyền
Cần giấy tờ của bên ủy quyền, bên được ủy quyền và giấy tờ về công việc hoặc tài sản được ủy quyền. Phạm vi, thời hạn và quyền, nghĩa vụ nên được mô tả rõ ràng.
Di chúc
Người lập di chúc phải trực tiếp yêu cầu và ký hoặc điểm chỉ; không được ủy quyền cho người khác. Nên chuẩn bị giấy tờ tùy thân và giấy tờ về tài sản dự định để lại.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Thường cần giấy chứng tử; di chúc nếu thừa kế theo di chúc hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ nếu thừa kế theo pháp luật; giấy tờ về di sản. Việc thụ lý phải được niêm yết theo quy định trước khi công chứng.
Giao dịch phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc. Thời gian xác minh, giám định, niêm yết thụ lý và một số thủ tục liên quan không tính vào thời hạn này.
Phí theo giá trị tài sản hoặc hợp đồng
Đơn vị: đồng/trường hợp| Giá trị tài sản hoặc hợp đồng | Mức thu |
|---|---|
| Dưới 50 triệu đồng | 50.000 |
| Từ 50 triệu đến 100 triệu đồng | 100.000 |
| Trên 100 triệu đến 1 tỷ đồng | 0,1% giá trị |
| Trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng | 1.000.000 + 0,06% phần vượt 1 tỷ |
| Trên 3 tỷ đến 5 tỷ đồng | 2.200.000 + 0,05% phần vượt 3 tỷ |
| Trên 5 tỷ đến 10 tỷ đồng | 3.200.000 + 0,04% phần vượt 5 tỷ |
| Trên 10 tỷ đến 100 tỷ đồng | 5.200.000 + 0,03% phần vượt 10 tỷ |
| Trên 100 tỷ đồng | 32.200.000 + 0,02% phần vượt 100 tỷ; tối đa 70.000.000 |
Một số mức thu cố định thường gặp
Mức phí trên được tổng hợp từ Thông tư 257/2016/TT-BTC và văn bản sửa đổi. Số tiền thực tế phụ thuộc loại giao dịch, căn cứ xác định giá trị, yêu cầu dịch vụ và chi phí phát sinh. Tổ chức hành nghề phải niêm yết công khai mức thu tại trụ sở.
Có thể gửi hồ sơ công chứng trực tuyến hoặc qua bưu điện không?
Có. Người yêu cầu nộp một bộ hồ sơ trực tuyến, trực tiếp hoặc qua đường bưu chính. Tuy nhiên, việc đối chiếu bản chính và ký vẫn phải thực hiện theo trình tự của pháp luật.
Có phải mang bản chính giấy tờ không?
Có. Bản chính của giấy tờ trong hồ sơ được xuất trình để công chứng viên đối chiếu trước khi ký vào văn bản công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thông thường mất bao lâu để công chứng?
Không quá 02 ngày làm việc; giao dịch phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc. Thời gian xác minh, giám định, niêm yết thụ lý và một số thủ tục liên quan không tính trong thời hạn này.
Có thể yêu cầu công chứng ngoài trụ sở không?
Chỉ trong các trường hợp luật cho phép, như lập di chúc tại chỗ ở; người không thể đi lại vì sức khỏe, đang điều trị hoặc cách ly; người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án hoặc biện pháp xử lý hành chính; và trường hợp có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.
Nhà đất ở tỉnh khác có thể công chứng tại TP.HCM không?
Về nguyên tắc, công chứng viên chỉ công chứng giao dịch bất động sản trong tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề đặt trụ sở. Luật có một số ngoại lệ, như di chúc, từ chối nhận di sản và một số giao dịch ủy quyền.
Phí công chứng có bao gồm soạn thảo và xác minh không?
Không mặc nhiên bao gồm. Pháp luật phân biệt phí công chứng; giá dịch vụ theo yêu cầu như soạn thảo, đánh máy, sao chụp, dịch; và các chi phí khác như xác minh, giám định hoặc thực hiện ngoài trụ sở. Các khoản phải được thông báo và niêm yết theo quy định.
Văn bản công chứng có giá trị như thế nào?
Văn bản công chứng có hiệu lực từ khi được công chứng viên ký và tổ chức hành nghề đóng dấu. Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực thi hành đối với các bên; tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, trừ khi bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Có thể ủy quyền cho người khác lập di chúc không?
Không. Người lập di chúc phải trực tiếp yêu cầu công chứng và trực tiếp ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc.
Tra cứu văn bản gốc
Nội dung được biên soạn để dễ tiếp cận, không thay thế việc xem xét hồ sơ cụ thể.